Betreuersoftware wechseln: So gelingt der Umstieg ohne Datenchaos

Ihr Wechsel in drei Schritten

1. Ausgangssystem nennen: Teilen Sie uns mit, welche Betreuersoftware Sie verwenden und ob bereits ein Datenexport vorliegt.
2. Übernahme gemeinsam prüfen: Wir klären anhand der verfügbaren Exporte, welche Daten sich übernehmen lassen, und stimmen den geschützten Übertragungsweg mit Ihnen ab.
3. Umstellung vereinbaren: Nach der Testübernahme prüfen Sie Ihre Daten. Gemeinsam legen wir fest, wann Sie mit MANDREO weiterarbeiten.

Für die erste Anfrage benötigen wir den Namen Ihrer bisherigen Software und die Information, ob ein Export vorhanden ist. Den Umfang und den Termin klären wir danach mit Ihnen. So bleibt Ihr nächster Schritt überschaubar.

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Sie möchten zunächst nur Ihr Gerichtspostfach wechseln? Der eBO-Leitfaden erklärt den separaten Einstieg – auch wenn Sie Ihre bisherige Betreuersoftware weiterverwenden.

Festlegen, was die neue Software leisten soll

Notieren Sie zunächst die Aufgaben, bei denen Sie Unterstützung benötigen. Das können die Aktenführung, das Schreiben von Briefen, die Finanzübersicht oder die Organisation von Terminen sein.

Beschreiben Sie konkrete Abläufe. „Ich möchte einen Bescheid zur richtigen Person ablegen und daraus eine Aufgabe erstellen“ lässt sich besser erproben als die allgemeine Forderung nach einer modernen Oberfläche.

Beziehen Sie Mitarbeitende ein. Eine Anwendung muss auch zu den Aufgaben der Menschen passen, die täglich mit ihr arbeiten. Wählen Sie für Ihren Praxistest zunächst fiktive Beispieldaten.

Den vorhandenen Datenbestand erfassen

Erstellen Sie eine Liste der Informationen, die Ihr Büro tatsächlich verwendet. Neben Stammdaten können dazu Dokumente, Kontaktnotizen, Termine, Finanzdaten und bereits versandte Schreiben gehören.

Diese Übersicht ist zugleich Ihre spätere Prüfliste. Eine große übertragene Dateimenge beweist für sich genommen noch keine vollständige Übernahme.

Von Butler, BdB at work oder BT-Professional zu MANDREO wechseln

Lassen Sie sich erklären, welche Exportmöglichkeiten Ihre bisherige Anwendung bietet und welche Formate das neue System tatsächlich einlesen kann. Ein PDF-Export kann Inhalte lesbar erhalten, macht daraus aber nicht automatisch bearbeitbare Datensätze.

Sie arbeiten bisher mit Butler 21, BdB at work, BT-Professional, PleSoft, Karedo oder einer anderen Betreuersoftware? Wir unterstützen Sie bei der kostenlosen Datenübernahme zu MANDREO. Nennen Sie uns Ihr bisheriges System und die vorhandenen Exportmöglichkeiten. Wir prüfen vor dem Wechsel, welche Stammdaten, Dokumente und weiteren Informationen sich daraus übernehmen lassen. Die genannten Systeme sind Beispiele möglicher Ausgangssysteme; eine vollständige automatische Übernahme aller Daten und Verknüpfungen ist damit nicht zugesagt.

Für die Prüfung benötigen wir geeignete Exportdateien beziehungsweise Informationen zu deren Aufbau. Falls Sie noch keinen Export haben, fragen Sie Ihren bisherigen Anbieter nach einer maschinenlesbaren Datenherausgabe und den Originaldokumenten. Den geschützten Übertragungsweg stimmen wir vorab mit Ihnen ab.

Vereinbaren Sie den Umfang möglichst konkret: Was wird übernommen, was bleibt als Archiv erhalten und was muss nachgetragen werden? Klären Sie auch Kosten, Zuständigkeiten und den Umgang mit fehlerhaften Datensätzen.

Bankverbindungen, E-Mail und eBO sollten Sie als eigene Arbeitspakete betrachten. Zugangsdaten, Berechtigungen und anbieterspezifische Verfahren sind gesondert zu prüfen. Aus einer erfolgreichen Aktenübernahme folgt noch keine funktionsfähige Postfachanbindung.

Datenschutz und Übertragungsweg klären

Betreuungsakten können besonders sensible Informationen enthalten. Bevor echte Daten an einen neuen Dienstleister gehen, sollten dessen Rolle, die rechtliche Grundlage und gegebenenfalls die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geklärt sein. Artikel 28 DSGVO regelt die Auftragsverarbeitung; Artikel 32 verlangt risikogerechte technische und organisatorische Schutzmaßnahmen. [1]

Vereinbaren Sie deshalb einen geschützten Übertragungsweg, klar begrenzte Zugriffsrechte und den Umgang mit Testkopien. Fragen Sie nach Verarbeitungsorten und beteiligten Dienstleistern. Ein Serverstandort allein beantwortet diese Fragen nicht vollständig.

Eine Testübernahme auswerten

Prüfen Sie zunächst eine überschaubare, repräsentative Auswahl. Verwenden Sie für die tatsächliche Übernahmeprüfung echte Daten erst unter den zuvor geklärten Schutzbedingungen.

Wählen Sie unterschiedliche Fälle: eine umfangreiche Dokumentenakte, einen Vorgang mit vielen Terminen und eine Akte mit Finanzdaten. Vergleichen Sie stichprobenartig Original und Zielsystem. Prüfen Sie außerdem die Gesamtzahlen der erwarteten Akten und Dokumente sowie die Fehlerliste des Imports.

Öffnen Sie übernommene Dateien, kontrollieren Sie die Zuordnung und bearbeiten Sie einen typischen Vorgang in der Testumgebung. Ein sichtbarer Dateiname ist noch kein Nachweis, dass sich das Dokument korrekt öffnen lässt.

Einen verbindlichen Wechselzeitpunkt bestimmen

Legen Sie fest, bis wann Ihr Büro im bisherigen System arbeitet und ab wann neue Einträge ausschließlich in der neuen Anwendung entstehen. Zwischen Testübernahme und Umstellung angefallene Änderungen müssen in den abschließenden Abgleich einfließen.

Informieren Sie alle Beteiligten über den Ablauf. Halten Sie fest, wer die Übernahme prüft, wer bei Problemen erreichbar ist und wie dringende Vorgänge während einer Unterbrechung bearbeitet werden.

Planen Sie auch eine Rückkehrmöglichkeit. Falls nach dem Start bereits neue Daten entstanden sind, müssen diese bei einer Rückkehr berücksichtigt werden. Andernfalls drohen unterschiedliche Bearbeitungsstände.

Die ersten Arbeitstage begleiten

Kontrollieren Sie nach dem Wechsel besonders die Vorgänge, die häufig vorkommen: Dokumente zuordnen, Schreiben erstellen, Termine bearbeiten und benötigte Informationen wiederfinden. Sammeln Sie Rückfragen an einer gemeinsamen Stelle.

Bewahren Sie einen gesicherten Zugriff auf benötigte Altunterlagen, bis Vollständigkeit und Nutzbarkeit geklärt sind. Legen Sie anschließend fest, welche Daten aus rechtlichen oder betrieblichen Gründen weiter benötigt werden und welche Kopien gelöscht werden können. Beenden Sie den Altvertrag passend zu diesem geprüften Ablauf und seinen Vertragsbedingungen.

Checkliste für den Softwarewechsel

• Die wichtigsten Arbeitsabläufe sind beschrieben und getestet.
• Umfang, Format, Kosten und Zuständigkeit der Übernahme sind geklärt.
• Datenschutz und geschützter Übertragungsweg sind geregelt.
• Eine Testübernahme wurde anhand konkreter Prüfkriterien bewertet.
• Dokumente, Fristen und Finanzdaten wurden kontrolliert.
• Postfächer und weitere Zugänge sind separat eingeplant.
• Abschließender Abgleich, Wechselzeitpunkt und Rückkehrweg stehen fest.
• Mitarbeitende kennen den Ablauf und ihre Zugänge.
• Sicherung, Zugriff auf Altunterlagen und spätere Löschung sind organisiert.