eBO für Berufsbetreuer: Pflichten, Vorteile und Einrichtung

Was ist ein eBO-Postfach?

eBO steht für besonderes elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach. Es ermöglicht den sicheren elektronischen Austausch mit der Justiz. Die Identität der Postfachinhaber wird geprüft; Nachrichten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen. Ein eBO ist deshalb kein gewöhnliches E-Mail-Konto.

Für rechtliche Betreuer ist vor allem die Kommunikation mit Betreuungsgerichten relevant. Welche weiteren Empfänger erreichbar sind, hängt von deren Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr und vom eingesetzten Produkt ab. Nicht jede Einrichtung ist automatisch über eBO erreichbar. Grundlagen erläutert das Justizportal EGVP.

Ist eBO für Berufsbetreuer Pflicht?

Elektronischer Empfang und elektronische Einreichung sind zwei unterschiedliche Fragen. Die Aussage „Alle Berufsbetreuer müssen jedes Schreiben über eBO versenden“ ist zu pauschal.

Empfang: einen sicheren Übermittlungsweg eröffnen

§ 173 Absatz 2 ZPO verpflichtet unter anderem sonstige in professioneller Eigenschaft am Prozess beteiligte Personen, bei denen von erhöhter Zuverlässigkeit ausgegangen werden kann, einen sicheren Übermittlungsweg für elektronische Zustellungen zu eröffnen. Diese Regelung ist für berufliche Betreuer relevant. Für Zustellungen nach dem FamFG verweist § 15 Absatz 2 auf die Zustellungsvorschriften der ZPO. Ein eBO ist ein geeigneter Weg, diese elektronische Erreichbarkeit herzustellen; das Gesetz schreibt an dieser Stelle keinen bestimmten Anbieter vor.

Rechtsgrundlagen: § 173 ZPO und § 15 FamFG.

Versand: keine pauschale Pflicht allein durch den Beruf

§ 14b FamFG nennt insbesondere Rechtsanwälte, Notare, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts. Allein die Tätigkeit als selbstständiger Berufsbetreuer begründet nach dieser Vorschrift keine allgemeine Pflicht, sämtliche schriftlichen Anträge elektronisch einzureichen. Wer zugleich einer ausdrücklich erfassten Berufsgruppe angehört, muss seine besondere Rechtsstellung berücksichtigen. Maßgeblich ist § 14b FamFG.

Weniger Medienbrüche. Mehr Übersicht.

Der Nutzen entsteht dort, wo heute dieselben Unterlagen mehrfach bearbeitet werden: Schreiben erstellen, ausdrucken, unterschreiben, einscannen, versenden und anschließend wieder ablegen. Ein durchdachter elektronischer Ablauf kann mehrere dieser Schritte entbehrlich machen.

• Unterlagen digital weiterverarbeiten: Berichte, Anträge und Anlagen müssen für den Versand nicht erst zu Papier werden.
• Versand nachvollziehbar dokumentieren: Eingangsbestätigungen lassen sich gemeinsam mit den versandten Dateien in der jeweiligen Akte ablegen.
• Posteingang strukturiert bearbeiten: Zuständigkeiten, Wiedervorlagen und Fristen werden unmittelbar an den Eingang angeschlossen.
• Bestehende Software weiterverwenden: Ein eigenständiges Postfach kann sinnvoll sein, wenn die vorhandene Aktenverwaltung erhalten bleiben soll.

eBO ersetzt weder die fachliche Prüfung eines Schreibens noch eine sorgfältige Fristenkontrolle. Es verbessert den Übermittlungsweg. Wie viel Zeit Ihr Büro tatsächlich spart, hängt von den bisherigen Abläufen und der Einbindung in die Aktenführung ab.

Ein Postfach allein macht noch keine wirksame Einreichung.

Bei formgebundenen elektronischen Einreichungen verlangt § 130a Absatz 3 ZPO grundsätzlich entweder eine qualifizierte elektronische Signatur oder die Signatur der verantwortenden Person zusammen mit der Einreichung auf einem sicheren Übermittlungsweg. Bei der zweiten Variante müssen Signatur, verantwortliche Person und Versand zusammenpassen. Ein beliebiger Versand durch Mitarbeitende darf deshalb nicht ungeprüft gleichgesetzt werden.

Die automatisierte gerichtliche Eingangsbestätigung dokumentiert den Eingangszeitpunkt. Sie ist keine Bestätigung, dass Inhalt, Form oder Antrag rechtlich einwandfrei sind. Quelle: § 130a Absätze 3 und 5 ZPO.

Für elektronische Dokumente sieht § 2 ERVV grundsätzlich PDF vor. Eine HTML-Datei oder ein Link zu einem Dokument ist dafür kein gleichwertiger Ersatz. Zusätzlich sind die jeweils geltenden technischen Vorgaben zu beachten. Quelle: § 2 ERVV.

Die Kontrolle vor und nach dem Versand

1. Richtiges Gericht und zutreffendes Aktenzeichen prüfen.
2. Endfassung und vollständige Anlagen öffnen und kontrollieren.
3. Dateiformat, Signatur und Versandberechtigung prüfen.
4. Nach dem Versand die gerichtliche Eingangsbestätigung kontrollieren.
5. Versandunterlagen und Nachweise zur Akte speichern.

Bei einer elektronischen Zustellung kann außerdem ein elektronisches Empfangsbekenntnis erforderlich sein. Es ist nicht mit der Eingangsbestätigung des eigenen Versands zu verwechseln. § 173 Absatz 3 ZPO regelt den entsprechenden Nachweis.

eBO einrichten: Technik und Zuständigkeiten gemeinsam planen.

Zur Neueinrichtung gehören eine geeignete Anwendung, die Anlage des Postfachs und eine Identitätsprüfung. Welche Identifizierungsmöglichkeiten bestehen, beschreibt das Justizportal zum eBO.

Im Büro sollte vor dem ersten produktiven Einsatz feststehen, wer Eingänge kontrolliert, wer bei Urlaub oder Krankheit vertritt und wo Nachrichten samt Nachweisen abgelegt werden. Zertifikate und Zugangsdaten gehören an einen geschützten Ort, nicht unverschlüsselt in eine gewöhnliche E-Mail.

Bereits ein eBO vorhanden?

Wählen Sie bei der MANDREO-Buchung „Ich wechsle von einem anderen Anbieter“. Wir klären mit Ihnen die nächsten Schritte. Ob Ihr bestehendes Postfach übernommen werden kann oder ein neues eingerichtet werden muss, hängt vom bisherigen Anbieter und der technischen Anbindung ab. Welche Exportdateien und Zugangsinformationen benötigt werden, muss zwischen bisherigem und künftigem Anbieter geklärt werden. Planen Sie die Umstellung so, dass der Nachrichtenabruf nicht unkoordiniert in zwei Anwendungen gleichzeitig läuft.

Wer seine gesamte Büroorganisation digitalisieren möchte, findet ergänzend Informationen zur Betreuersoftware MANDREO, zur digitalen Rechnungslegung und zur Dokumentenverwaltung mit OCR.

Betreuersoftware mit eBO: gemeinsam arbeiten, getrennt buchen.

Mit MANDREO können rechtliche Betreuer ihre Akten, Dokumente und Finanzen verwalten und ein separat gebuchtes eBO-Postfach in der Betreuersoftware nutzen. So bearbeiten Sie Ihre Büroaufgaben und Gerichtspost in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung.

Das Softwareabo und das eBO-Postfach sind eigenständige Verträge mit eigener Abrechnung. eBO ist nicht automatisch im Softwarepreis enthalten. Wer ausschließlich ein Postfach benötigt, kann MANDREO eBO auch ohne Softwareabo im Browser verwenden.

Sie nutzen eBO bereits in Ihrem MANDREO-Büro? Melden Sie sich über Ihren gewohnten Bürozugang an. Ein zweites Postfach müssen Sie dafür nicht buchen.

Funktionen der Betreuersoftware ansehen · Softwarepreise und separates eBO-Angebot vergleichen

Was vor der Entscheidung wichtig ist.

Reicht eine normale E-Mail an das Gericht?

Für eine formgebundene elektronische Einreichung ist eine gewöhnliche E-Mail nicht mit den Anforderungen des § 130a ZPO gleichzusetzen. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass ein per E-Mail versandtes PDF eine erforderliche Form wahrt. Rechtsgrundlage: § 130a ZPO.

Ist eBO die einzige elektronische Möglichkeit?

Nein. Die Justiz nennt auch „Mein Justizpostfach“ als kostenfreie Möglichkeit für Bürgerinnen und Bürger. Für ein professionelles Betreuungsbüro sollten zusätzlich Arbeitsabläufe, Vertretung, Ablage und der konkrete Funktionsumfang geprüft werden. Informationen der Justiz zu den Zugangswegen.

Muss ich für MANDREO-eBO meine Aktenverwaltung wechseln?

Nein. Das eigenständige Angebot ist auch ohne MANDREO-Softwarelizenz erhältlich. Ein separates Postfach bedeutet allerdings nicht automatisch eine technische Anbindung an Ihr bisheriges Programm.

Wann sollte ich mit der Einrichtung beginnen?

Mit ausreichend Vorlauf. Identifizierung, gegebenenfalls Anbieterwechsel und die Einrichtung der Büroabläufe sollten abgeschlossen sein, bevor eine dringende Einreichung davon abhängt.

Ihr Postfach. Auf Ihren Geräten.

Nutzen Sie das eigenständige eBO-Portal im aktuellen Browser – am Windows-PC oder Mac, mit dem Notebook unterwegs sowie auf Tablet und Smartphone. Dafür ist keine zusätzliche Desktopsoftware nötig. Sie benötigen eine Internetverbindung und Ihren persönlichen Zugang.

Sie können Ihr Postfach auf mehreren eigenen Geräten nutzen. Ein Gerätewechsel erfordert kein weiteres Postfachabo. Bewahren Sie Ihre Zugangsdaten und Zertifikate geschützt auf und melden Sie sich auf gemeinsam verwendeten Geräten wieder ab.

Teamarbeit in der Betreuersoftware: In der MANDREO-Betreuersoftware lassen sich weitere Mitarbeiter und Betreuer mit eigenen Konten und passenden Rechten einbinden. Umfang und zusätzliche Kosten richten sich nach dem gebuchten Tarif. Das eigenständige eBO-Postfach ist davon getrennt.

Anmelden. Postfach öffnen. Nachrichten lesen.

Sie haben Ihr eigenständiges eBO-Postfach bereits bei MANDREO gebucht? Öffnen Sie ebo.mandreo.de. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Buchung und Ihr Passwort ein. Wählen Sie anschließend „Anmelden“. Wenn Sie noch kein Passwort haben, richten Sie es über „Jetzt erstmalig festlegen“ einmalig ein. Nach der Anmeldung öffnen Sie Ihr eingerichtetes Postfach und rufen Ihre Nachrichten ab.

Dadurch buchen Sie kein neues Postfach. Die Anmeldung bei der Justiz ist für die Einrichtung und Identifizierung vorgesehen; für den täglichen Abruf verwenden Sie das MANDREO-eBO-Portal.

Noch kein eigenständiges Postfach bei MANDREO?

Wählen Sie „Neues eBO-Postfach buchen“. Sie bestätigen zuerst Ihre E-Mail-Adresse und prüfen anschließend Angebot, Inhaberdaten und Bedingungen. Erst der verbindliche Abschluss löst die Buchung aus. Danach folgen Identifizierung, Zertifikat und Aktivierung. Nachrichten können Sie nach bestätigter Betriebsbereitschaft senden und empfangen.

eBO in der MANDREO-Betreuersoftware

Nutzen Sie eBO bereits in Ihrem MANDREO-Büro, melden Sie sich wie gewohnt bei Ihrem Büro an und öffnen dort den eBO-Bereich. Dieser Zugang bleibt getrennt. Bitte buchen Sie kein zweites Postfach. Auch in der Betreuersoftware wird eBO als eigener Vertrag abgerechnet.

Für das eigenständige Portal benötigen Sie einen aktuellen Browser und eine Internetverbindung – am Computer, Tablet oder Smartphone. Ein zusätzlicher Juppi-Cloud-Login oder eine Desktopinstallation ist für diesen Ablauf nicht erforderlich.