Digitale Betreutenakte für Berufsbetreuer

Welche Unterlagen Sie für eine Betreuung benötigen, hängt vom jeweiligen Fall ab. Als praktische Orientierung für Ihre Ablage helfen diese Bereiche. Die Übersicht ist keine rechtliche Vollständigkeitsliste.

Person, Beschluss und Kontakte

Zu den Stammdaten gehören etwa Name, Anschrift und erreichbare Kontaktwege. Der aktuelle Beschluss und die darin genannten Aufgabenbereiche gehören ebenfalls in Ihren Überblick. Halten Sie außerdem fest, welche Ansprechpartner beim Gericht, bei Behörden oder in Einrichtungen relevant sind. Angehörige und weitere Kontaktpersonen ergänzen die Akte, soweit Sie ihre Angaben für Ihre Arbeit benötigen.

Schriftverkehr und Unterlagen

Schreiben, Bescheide, Rechnungen und weitere Dokumente sollten sich eindeutig der Betreuung zuordnen lassen. Ein aussagekräftiger Dateiname erleichtert die spätere Suche: Dokumentart, Absender und Datum sind dafür häufig hilfreicher als der Name, den ein Scanner automatisch vergibt. Bewahren Sie bei zusammengehörenden Vorgängen auch den Zusammenhang der Unterlagen im Blick.

Finanzen, Termine und Notizen

Konten, Vermögensangaben, Umsätze und Belege bilden die finanzielle Seite der Akte. Termine, Fristen und Wiedervorlagen helfen bei der Arbeitsplanung. Kurze Notizen zu Gesprächen und Besuchen ergänzen, was sich aus einem Dokument allein nicht erkennen lässt. Halten Sie dabei möglichst konkret fest, was besprochen wurde und welcher nächste Schritt ansteht.

Eine digitale Ablage macht Unterlagen unabhängig vom einzelnen Papierordner zugänglich. Wenn Sie nach einem Besuch eine Information nachsehen möchten, müssen Sie dafür nicht zuerst zurück ins Büro. Auch dort hilft eine gemeinsame Arbeitsstruktur: Eine berechtigte Vertretung kann sich anhand der gepflegten Angaben orientieren, statt verschiedene persönliche Ablagen durchsuchen zu müssen.

Weniger Papier bedeutet allerdings nicht automatisch weniger Unordnung. Legen Sie im Büro fest, wie Sie Dateien benennen, Unterlagen zuordnen und Gesprächsergebnisse festhalten. So wird aus einer Sammlung von Dokumenten eine Akte, mit der auch eine andere Person arbeiten kann. Für Vertretungszeiten ist besonders hilfreich, offene Schritte und zuständige Ansprechpartner aktuell zu halten.

Die laufende Pflege hilft außerdem bei späteren Auswertungen. Notizen, Kontakte und Veränderungen liefern Material für einen Jahresbericht. Geordnete Umsätze und zugehörige Belege erleichtern die Vorbereitung der Rechnungslegung. Aktuelle Angaben zur Betreuung sind ebenso eine Grundlage für die Vorbereitung Ihrer Vergütung. Vor jeder Ausgabe prüfen Sie die benötigten Daten und den gewählten Zeitraum.

MANDREO verbindet die Betreutenakte mit weiteren Arbeitsbereichen einer Betreuersoftware. Sie können deshalb von den Angaben zur Person zu Dokumenten, Schreiben oder finanziellen Vorgängen wechseln. Die Funktionsübersicht zeigt Ihnen, welche Bereiche dafür zur Verfügung stehen.

Dokumente aufnehmen und zuordnen

Unterlagen gelangen über den Dokumenteneingang in die Bearbeitung. Sie können Dateien hineinziehen, in der Vorschau ansehen und der passenden Betreuung zuordnen. Die Texterkennung unterstützt Sie bei gescannten oder fotografierten Unterlagen. Erkannte Angaben prüfen Sie am Original, besonders bei Beträgen oder schlecht lesbaren Vorlagen. Auf der Seite Dokumente und OCR finden Sie den Ablauf genauer erklärt.

Schreiben vorbereiten und per eBO versenden

Im Schreibbüro erstellen und bearbeiten Sie Schreiben mit Ihrem Briefkopf. Die KI kann beim Formulieren eines Entwurfs unterstützen; Inhalt und fertige Fassung prüfen Sie selbst. Für den elektronischen Versand bietet das eBO-Postfach einen eigenen Arbeitsbereich mit Empfängersuche, Anhängen und Versandstatus. Dafür brauchen Sie ein eingerichtetes Postfach; eBO wird separat gebucht. Dokumentablage und Versand bleiben Schritte, deren Zuordnung Sie kontrollieren.

Finanzen und Vergütung vorbereiten

Konten, Umsätze und Belege stehen für die finanzielle Bearbeitung zur Verfügung. Einen vorhandenen Beleg können Sie einer Kontobuchung zuordnen. Bei der Rechnungslegung prüfen Sie Zeitraum, Konten und Bestände sowie die zugehörigen Unterlagen. Im Bereich Vergütung bereiten Sie Vergütungsanträge auf Grundlage der hinterlegten Angaben vor. Die Akte liefert den Zusammenhang; Ihre Prüfung des einzelnen Vorgangs bleibt wichtig.

Termine und Kontakte festhalten

Termine und Wiedervorlagen gehören ebenso zum Arbeitsalltag wie Besuche oder Telefonate. Wenn Sie Ergebnisse zeitnah dokumentieren, können Sie später nachvollziehen, worauf sich ein nächster Schritt bezieht. Sie müssen sich dann nicht allein auf eine Erinnerung oder einen handschriftlichen Zettel verlassen.

MANDREO lässt sich im Browser auch auf Smartphone und Tablet nutzen. So können Sie unterwegs Informationen zur Betreuung nachsehen, Notizen festhalten oder Unterlagen mit dem Smartphone erfassen und zuordnen. Dafür benötigen Sie Zugang zur Anwendung und eine Internetverbindung.

Für längere Schreiben oder die Durchsicht vieler Kontoumsätze kann der größere Bildschirm im Büro angenehmer sein. Die mobile Nutzung ergänzt diesen Arbeitsplatz: Eine Information, die Sie direkt nach einem Gespräch festhalten, müssen Sie abends nicht erst aus dem Gedächtnis übertragen.

Zur digitalen Aktenführung gehört die Frage, wer im Büro welche Funktionen nutzen darf. MANDREO arbeitet mit persönlichen Benutzerkonten und Berechtigungen. Die Übertragung erfolgt über HTTPS; die verfügbare Zwei-Faktor-Anmeldung ergänzt Ihr Passwort um einen weiteren Nachweis. Einzelheiten zur technischen Umsetzung, zu Hosting und Sicherungen finden Sie auf der Seite Sicherheit und Datenschutz.

Nutzen Sie für die Einarbeitung zunächst erfundene Beispieldaten. So können Sie Abläufe und Zugriffe ausprobieren, bevor Sie den Arbeitsalltag mit bestehenden Akten umstellen.

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Welche Stammdaten liegen vor, wo sind Dokumente gespeichert und welche Vorgänge brauchen Sie zuerst? Bei Papierunterlagen können Sie schrittweise mit aktuellen Dokumenten beginnen. Beim Wechsel aus einer anderen Betreuersoftware hängen die Möglichkeiten der Übernahme von den verfügbaren Exporten und Dateiformaten ab.

Testen Sie den Ablauf zunächst an einem überschaubaren Beispiel und kontrollieren Sie anschließend Angaben, Dokumente und Zuordnung. Vereinbaren Sie im Büro einen klaren Zeitpunkt für den Wechsel, damit neue Informationen nicht dauerhaft in zwei Ablagen auseinanderlaufen. Unser Beitrag Betreuersoftware wechseln beschreibt die Vorbereitung ausführlicher.