Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen zur Arbeit mit MANDREO.
Für wen eignet sich MANDREO?
MANDREO richtet sich an Berufsbetreuer und Betreuungsbüros. Klientenakten, Dokumente, Aufgaben, Termine, Kontakte, Finanzen und Schreiben werden in einem gemeinsamen Arbeitsbereich organisiert. So lassen sich Informationen leichter wiederfinden und mehrfaches Erfassen vermeiden.
Kann ich Daten aus meiner bisherigen Software übernehmen?
Ja. Auf Wunsch übernehmen wir Ihre Daten aus Ihrer bisherigen Betreuersoftware in MANDREO. Gemeinsam klären wir vorab, welche Daten Ihr bisheriges System bereitstellt und wie die Übernahme abläuft. Nenne uns über die Kontaktseite einfach Ihr bisheriges System, damit wir den Wechsel mit Ihnen besprechen können.
Muss ich etwas installieren?
MANDREO wird im Webbrowser geöffnet und kann auf Windows-PCs, Macs, Tablets und Smartphones genutzt werden. Für die Anwendung selbst ist keine Desktop-Installation erforderlich. Sie melden Sie über den Zugang Ihres Büros an; eine Internetverbindung ist notwendig.
Können meine Mitarbeiter mitarbeiten?
Ja. Mitarbeiter erhalten eigene Benutzerkonten. Sie legen fest, welche Bereiche sie nutzen dürfen, damit jeder mit den für seine Aufgaben benötigten Funktionen arbeiten kann. Die Anmeldung wird durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert.
Wie kommen Dokumente in die Akte?
Sie können Dateien auswählen oder per Drag & Drop in den Dokumentenbereich ziehen. Wenn Ihr Scanner seine Ergebnisse in einem Ordner auf dem Rechner ablegt, wählen Sie dort die gewünschten Scans aus. Vor dem Speichern prüfen Sie die Zuordnung zur betreuten Person und zum passenden Ordner.
Was erkennt die Texterkennung (OCR)?
Die Auswertung richtet sich nach der Dokumentart. Bei einfachen Belegen sind beispielsweise Absender, betreute Person, Datum, Betrag und Rechnungsnummer relevant. Bei Bescheiden, Arztbriefen oder Gerichtsschreiben wird auch der Inhalt für die weitere Bearbeitung benötigt. Erkannte Angaben können Sie vor der Übernahme prüfen und korrigieren.
Was kann die KI im Schreibbüro?
Die KI unterstützt beim Formulieren und Überarbeiten von Schreiben. Grundlage sind Ihr Schreibauftrag und die für den Entwurf verfügbaren Informationen aus der ausgewählten Akte. Sie können den Text ergänzen und ändern. Vor dem Versand prüfen Sie insbesondere Fakten, Empfänger und Inhalt; ein Formulierungsentwurf ist keine automatisch bestätigte Rechtsprüfung.
Wo finde ich angefangene Schreiben?
Zwischengespeicherte Schreiben finden Sie über „Entwürfe“ im Schreibbüro. Dort können Sie einen Entwurf wieder öffnen und weiterbearbeiten. Nutzen Sie die Speicherfunktion, bevor Sie die Arbeit unterbrechen, und achten Sie auf die Speicherbestätigung.
Sind KI und Bankanbindung im Preis enthalten?
Ja. In den Berufstarifen Beruf 20, Beruf 40 und Beruf 60 sind KI-Unterstützung und automatischer Bankabruf nach Einrichtung enthalten. Für einzelne KI-Anfragen oder verbrauchte Tokens fällt keine zusätzliche Abrechnung an. Auch im vierzehntägigen Testbüro können Sie KI und Bankanbindung ausprobieren.
eBO wird separat verbindlich gebucht und ist nicht im kostenlosen Softwaretest enthalten. Der Ehrenamtstarif enthält keine KI-Funktionen. Die aktuellen Tarife und Konditionen finden Sie auf unserer Preisseite.
Kann ich eBO mit MANDREO nutzen?
Ja. Mit einem eingerichteten und betriebsbereiten eBO-Postfach können Sie in MANDREO Schreiben und Vergütungsanträge für den Versand mit PDF-Anlagen vorbereiten. Vor dem Absenden prüfen Sie Empfänger und Unterlagen.
eBO ist ein separates Angebot und wird zusätzlich verbindlich gebucht. Es ist nicht im kostenlosen Softwaretest enthalten. Nach der Buchung folgen die persönliche Identifizierung und die technische Aktivierung. Erst wenn Ihr Zugang „Betriebsbereit“ anzeigt, kann das Postfach genutzt werden. Ablauf und Konditionen finden Sie unter MANDREO eBO.
Ruft MANDREO Bankumsätze ab – und brauche ich noch Kontoauszüge?
Mit einer eingerichteten Bankanbindung kann MANDREO Kontostände und Umsätze abrufen und der betreuten Person zuordnen. In den Berufstarifen ist der automatische Bankabruf enthalten. Welche Konten und Zeiträume verfügbar sind, hängt vom Bankzugang und den bereitgestellten Daten ab. Bei Bedarf kann die Bank eine erneute Bestätigung verlangen.
Die gespeicherten Umsätze können Sie durchsuchen und als Übersicht ausgeben. Diese Liste ist kein Original-Kontoauszug Ihrer Bank. PDF-Kontoauszüge können Sie zusätzlich in der Akte ablegen und zur Prüfung heranziehen. Der Umsatzabruf verspricht keinen automatischen Download sämtlicher Originalauszüge. Mehr dazu: Bankabruf in der täglichen Betreuungsarbeit.
Kann ich Überweisungen direkt aus MANDREO auslösen?
Der automatische Bankabruf ist nach Einrichtung bereits verfügbar. Nach Freischaltung der Zahlungsfunktion können Sie SEPA-Einzelüberweisungen in Euro über die BANKSapi-Schnittstelle direkt aus MANDREO vorbereiten. Sie prüfen Konto, Empfängername, IBAN, Betrag und Verwendungszweck und übergeben den Auftrag anschließend zur Freigabe auf der BANKSapi-Seite. Die Bestätigung erfolgt im vorgesehenen Bankverfahren, je nach Bank mit TAN oder Bank-App. Ohne Freischaltung können Sie Entwürfe vorbereiten und speichern; die Übergabe an die Bank bleibt gesperrt. Ein gespeicherter Entwurf löst keine Zahlung aus.
Hilft die KI dabei, Belege den Buchungen zuzuordnen?
Ja. Die KI-Zuordnung kann Sie dabei unterstützen, gespeicherte Umsätze zu kategorisieren und mit passenden Belegen zu verbinden. Sie können die Zuordnung prüfen und ändern sowie eine Notiz ergänzen. Die ursprünglichen Bankdaten bleiben dabei unverändert.
Wenn Sie Zahlungen und Belege laufend zusammenführen, bereiten Sie die Rechnungslegung über das Jahr hinweg vor. Die KI-Unterstützung ersetzt dabei nicht den Abgleich von Betrag, Datum und Inhalt. Vor der Ausgabe prüfen Sie außerdem, ob der benötigte Zeitraum und die Unterlagen vollständig vorliegen.
Wie schützt MANDREO meine Daten in der Cloud?
Sie erreichen Ihr Büro über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung. Persönliche Benutzerkonten, gezielte Berechtigungen und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen den Zugang. Hosting und Datensicherung erfolgen bei IONOS und Hetzner. Die Wiederherstellung von Datenbanken und zugehörigen Dokumenten aus externen Sicherungen wurde geprüft.
Informationen zur Verarbeitung Ihrer Betreuungsakten und zu den vertraglichen Vereinbarungen finden Sie im Kundenbüro. Einen Überblick gibt Ihnen unsere Seite Datenschutz & Sicherheit.
Kann ich MANDREO testen und wie bekomme ich Unterstützung?
Ihr eigenes Testbüro können Sie direkt für vierzehn Tage kostenlos registrieren. Nach Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse wird es automatisch eingerichtet; Ihren persönlichen Aktivierungslink erhalten Sie per E-Mail. Sie starten mit einem leeren Büro und können auf Wunsch einen vollständig fiktiven Testklienten hinzufügen und wieder entfernen. KI und Bankanbindung sind im vierzehntägigen Test enthalten. eBO wird separat verbindlich gebucht. Es gibt keine automatische kostenpflichtige Verlängerung. Fragen zur Einrichtung können Sie über unsere Kontaktseite stellen.
Ihre Frage ist noch offen? Schreiben Sie uns.