Ist die Rente eingegangen? Wurde die Miete abgebucht? Zu welcher Rechnung gehört diese Zahlung? Solche Fragen gehören im Betreuungsbüro zum Alltag. Wer mehrere Menschen betreut, muss die Antworten für unterschiedliche Konten, Banken und Zeiträume finden. Ein automatischer Bankabruf kann dabei viel wiederkehrende Arbeit abnehmen: Kontodaten werden in die Betreuersoftware übernommen und stehen dort für die weitere Bearbeitung bereit.
Der Nutzen entsteht vor allem dadurch, dass Umsätze, Belege und die zugehörige Betreuung zusammenkommen. Sie müssen dieselben Angaben seltener übertragen und können sich stärker darauf konzentrieren, Zahlungen zu prüfen und offene Fragen zu klären.
Unsere Erfahrung mit BANKSapi
Für den Bankabruf in MANDREO nutzen wir BANKSapi. Die Anbindung steht und der Abruf funktioniert. Unser bisheriges Ergebnis ist positiv: Kontoinformationen lassen sich direkt in die Arbeit mit Akten, Umsätzen und Belegen einbeziehen.
Für uns passt dabei die Arbeitsteilung: BANKSapi stellt über BANKS/Connect den Zugang zu Bankdaten bereit. MANDREO verbindet diese Informationen mit den Abläufen der rechtlichen Betreuung. Ein bereitgestelltes Konto lässt sich der passenden betreuten Person zuordnen; anschließend können Sie die übernommenen Umsätze durchsuchen und mit den zugehörigen Belegen bearbeiten.
Der Wert dieser Verbindung zeigt sich für uns im Alltag: Die Bankdaten stehen dort bereit, wo die nächste Aufgabe entsteht. Darauf bauen wir den Finanzbereich unserer Betreuersoftware weiter auf. Welche Umsätze verfügbar sind und wann eine erneute Bankfreigabe nötig ist, hängt weiterhin vom jeweiligen Bankzugang ab.
Mehr zur Anbindung: BANKSapi und BANKS/Connect Customer API.
Überweisungen direkt aus MANDREO über BANKSapi
Über die BANKSapi-Schnittstelle bereiten Sie SEPA-Einzelüberweisungen in Euro direkt in Ihrer Betreuersoftware vor. Sie wählen das zugeordnete Konto und erfassen Empfängername, IBAN, Betrag und Verwendungszweck.
Vor der Übergabe prüfen Sie die Angaben. Die Freigabe erfolgt anschließend auf der BANKSapi-Seite im vorgesehenen Bankverfahren – je nach Bank mit TAN oder Bank-App. Den Bearbeitungsstand können Sie in MANDREO abrufen. Ein gespeicherter Entwurf löst keine Zahlung aus.
Die Zahlungsfunktion muss für Ihr Büro freigeschaltet sein. Auch der jeweilige Bankzugang muss für die Zahlung nutzbar sein. Ohne Freischaltung bleibt die Übergabe an die Bank gesperrt; Sie können Entwürfe vorbereiten und speichern.
Weniger Übertragen im Büroalltag
Ohne Bankanbindung führt der Weg häufig vom Onlinebanking über eine heruntergeladene Datei zur eigenen Übersicht. Buchungsdaten, Beträge und Verwendungszwecke müssen übernommen oder miteinander verglichen werden. Das kostet Zeit und bietet Raum für Übertragungsfehler.
In MANDREO lassen sich Bankkonten anbinden und der passenden betreuten Person zuordnen. Bei eingerichteter Bankanbindung unterstützt MANDREO einen nächtlichen Abruf für die zugeordneten, aktiven Konten. Zusätzlich können Sie die Umsatzansicht bei Bedarf aktualisieren. So arbeiten Sie mit den gespeicherten Kontobewegungen innerhalb der Betreuung weiter.
Wie viel Zeit das spart, hängt vom Umfang Ihrer Akten und Ihrem bisherigen Ablauf ab. Einen besonders praktischen Unterschied macht es bei regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben: Zahlungseingänge nachsehen, eine Abbuchung suchen oder einen bestimmten Zeitraum zusammenstellen. Sie beginnen mit bereits vorliegenden Daten.
Kontobewegungen im Zusammenhang sehen
Ein einzelner Kontostand beantwortet noch nicht, was auf dem Konto passiert ist. Erst die Umsätze zeigen, welche Einnahmen eingegangen und welche Ausgaben angefallen sind. In MANDREO können Sie einen Zeitraum auswählen und die gespeicherten Buchungen nach Name, Verwendungszweck, IBAN oder Betrag durchsuchen.
Ein Beispiel: Für eine betreute Person soll geklärt werden, ob die letzte Stromrechnung bezahlt wurde. Sie suchen nach dem Energieversorger und prüfen Betrag, Buchungsdatum und Verwendungszweck. Anschließend vergleichen Sie den Umsatz mit der Rechnung. Die Suche führt Sie zur passenden Kontobewegung; die Unterlagen liefern den Zusammenhang.
Auch bei Rückfragen hilft diese Arbeitsweise. Statt eine Zahl aus einer separaten Liste zu übernehmen, können Sie nachvollziehen, auf welche Buchung sie sich bezieht. Voraussetzung dafür ist, dass das richtige Konto mit der richtigen Akte verbunden ist und der Abruf den benötigten Zeitraum abdeckt.
Aus Buchungen werden nachvollziehbare Vorgänge
Ein Bankumsatz und ein Beleg ergänzen sich. Der Umsatz enthält die von der Bank gelieferten Zahlungsdaten. Die Rechnung, der Bescheid oder ein anderer Beleg erklärt, wofür die Zahlung bestimmt ist.
In MANDREO können Sie Umsätzen eine Kategorie, einen Beleg und eine Notiz zuordnen. Dafür lassen sich vorhandene Dokumente aus der Akte verwenden oder neue Belege hochladen. Die Kategorie kann beispielsweise zwischen Wohnen, Gesundheit und Pflege oder Rente und Einkommen unterscheiden. Die übernommenen Bankdaten werden bei dieser Zuordnung nicht verändert.
Die KI-Zuordnung kann diese Arbeit unterstützen. Ihre Ergebnisse sollten Sie mit den Unterlagen abgleichen, besonders wenn mehrere Zahlungen denselben Betrag haben oder ein Beleg mehrere Positionen umfasst. Entscheidend ist, dass Sie die Verbindung zwischen Zahlung und Beleg nachvollziehen und bei Bedarf korrigieren können.
Rechnungslegung laufend vorbereiten
Wenn Umsätze erst kurz vor der Rechnungslegung gesammelt und geprüft werden, kommen viele einzelne Aufgaben zusammen. Eine regelmäßig gepflegte Umsatzübersicht verteilt diese Arbeit über das Jahr. Belege lassen sich zeitnah zuordnen, unbekannte Zahlungen klären und fehlende Unterlagen früher erkennen.
Für einen ausgewählten Zeitraum können Sie die gespeicherten Umsätze in MANDREO drucken oder über den Druckdialog als PDF speichern. Eine aktive Suche begrenzt dabei auch die Auswahl für den Ausdruck. Für eine vollständige Übersicht des Zeitraums setzen Sie den Suchfilter entsprechend zurück.
Vor der weiteren Verwendung prüfen Sie, ob der gespeicherte Bestand bis zum Beginn des benötigten Zeitraums zurückreicht und ob die Kontostände nachvollziehbar sind. Diese Vorbereitung erleichtert die Rechnungslegung. Sie ersetzt die Prüfung der Unterlagen und Angaben nicht.
Umsatzübersicht und Kontoauszug unterscheiden
Eine aus der Software erzeugte Umsatzliste ist kein Original-Kontoauszug der Bank. Sie zeigt die in MANDREO gespeicherten Buchungen innerhalb Ihrer Auswahl. Originalauszüge und zugehörige Belege sollten Sie deshalb weiterhin passend zum Zeitraum ablegen und für den Abgleich heranziehen.
Auch die rückwirkend abrufbare Historie ist nicht bei jedem Bankzugang gleich. Die Auswahl eines längeren Zeitraums erzeugt keine fehlenden älteren Buchungen. BANKSapi beschreibt den erweiterten Abruf als abhängig davon, welche Umsätze die jeweilige Bank bereitstellt. So bleibt die Unterscheidung klar: Eine praktische Arbeitsübersicht zeigt, was übernommen wurde; Vollständigkeit prüfen Sie anhand Ihrer Unterlagen.
Einrichten, zuordnen, regelmäßig prüfen
Für einen zuverlässigen Ablauf richten Sie zunächst den Bankkontakt ein und ordnen die bereitgestellten Konten anhand der IBAN der richtigen Betreuung zu. Danach lohnt ein kurzer regelmäßiger Blick auf den Abrufstatus und den abgedeckten Zeitraum. Ein fehlgeschlagener Abruf bedeutet nicht, dass es keine neuen Buchungen gibt.
Je nach Bank und Zugangsstatus kann eine erneute Bestätigung im vorgesehenen Bankverfahren nötig sein. Der Datenabruf selbst löst keine Überweisung aus. Innerhalb von MANDREO benötigen Mitarbeitende die entsprechende Finanzberechtigung, um Kontoumsätze zu öffnen.
Zum Bankverfahren: BANKSapi: Strong Customer Authentication
So unterstützt automatischer Bankabruf die tägliche Betreuungsarbeit: Sie übernehmen weniger Daten von Hand, finden Zahlungen im Zusammenhang mit der Akte und bereiten die Rechnungslegung kontinuierlich vor. MANDREO verbindet diese Schritte in Ihrer Betreuersoftware – mit Raum für die fachliche Prüfung, die zu einer verlässlichen Betreuung gehört.
Mehr Überblick von Beginn an
Eine digitale Akte kann Ihnen helfen, Unterlagen, Gesprächsnotizen und Aufgaben zusammenzuführen. Entscheidend ist eine Arbeitsweise, bei der jede offene Frage einen nächsten Schritt bekommt.
Sie möchten Ihre Betreuungen übersichtlicher organisieren? Lernen Sie MANDREO kennen: Betreuersoftware für rechtliche Betreuer. Mehr Überblick. Mehr Zeit für Menschen.