Ein Schreiben an die Krankenkasse, eine Rückfrage zu einem Bescheid und der nächste Jahresbericht: Im Betreuungsbüro beginnt viel Arbeit mit denselben Fragen. Welche Informationen brauche ich? Wie formuliere ich das verständlich? Und wo finde ich die passende Unterlage?
KI für rechtliche Betreuer ist dann hilfreich, wenn sie genau diese Arbeitsschritte unterstützt. In MANDREO können Sie Schreibentwürfe vorbereiten, vorhandene Texte überarbeiten und Informationen aus ausgewählten Unterlagen auswerten. Dieser Artikel zeigt Ihnen vier konkrete Anwendungen unserer Betreuersoftware mit KI – mit Beispielen, die Sie selbst ausprobieren können.
14 Tage kostenlos ausprobierenIm eigenen Testbüro · mit KI und Bankanbindung
Aus Stichpunkten wird ein erster Schreibentwurf
Sie wissen, was Sie mitteilen möchten. Trotzdem kostet es Zeit, aus den wesentlichen Punkten einen gut gegliederten Brief zu machen. Im KI-Schreibbüro von MANDREO beschreiben Sie Ihr Anliegen, wählen den Empfänger und ergänzen die Informationen, die für das Schreiben wichtig sind.
Ein alltägliches Beispiel: Für die Akte fehlt eine aktuelle Forderungsübersicht. Ihr Auftrag könnte so aussehen:
„Bitten Sie den Gläubiger um eine aktuelle Aufstellung. Die Hauptforderung, Zinsen und weiteren Kosten sollen getrennt aufgeführt werden. Formulieren Sie freundlich und sachlich. Erfinden Sie keine Beträge und keine Frist.“
Die KI liefert einen Entwurf, den Sie direkt weiterbearbeiten können. Ist der Text zu lang oder zu umständlich, können Sie ihn überarbeiten lassen. Auch ein selbst geschriebener Text kann der Ausgangspunkt sein.
So müssen Sie nicht jedes Schreiben bei einem leeren Blatt beginnen. Sie prüfen den Inhalt, ergänzen fehlende Angaben und passen den Ton an Ihren Vorgang an.
Eine Antwort mit der passenden Unterlage vorbereiten
Ein Schreiben trifft ein, und Sie möchten darauf reagieren. Für einen brauchbaren Entwurf reicht ein kurzer Auftrag allein oft nicht aus: Die Antwort braucht den Zusammenhang aus dem Eingangsschreiben.
In MANDREO können Sie für den Schreibauftrag eine Eingangsquelle oder weitere verfügbare Textquellen auswählen. Sie bestimmen anschließend, was die Antwort erreichen soll. Die KI berücksichtigt die ausgewählten Inhalte und die für den Auftrag vorgesehenen Aktenangaben.
„Beziehen Sie sich auf das ausgewählte Schreiben. Teilen Sie mit, dass die angeforderte Unterlage noch nicht vorliegt, und bitten Sie um eine Kopie. Nennen Sie keine Zusage und keinen Termin, die ich nicht angegeben habe.“
Der Vorteil liegt im Zusammenhang: Unterlage, Betreuung und Schreibauftrag gehören zu demselben Vorgang. Die KI kennt dabei nicht automatisch die gesamte Akte. Wählen Sie deshalb die benötigten Quellen bewusst aus und kontrollieren Sie, ob der Entwurf wirklich auf das Eingangsschreiben eingeht.
Wie Sie Unterlagen für die weitere Bearbeitung ablegen, zeigen wir unter Dokumentenverwaltung und OCR.
Den Jahresbericht aus vorhandenen Angaben vorbereiten
Für einen Jahresbericht müssen Sie Entwicklungen über einen längeren Zeitraum zusammenführen. Was hat sich verändert? Welche Kontakte gab es? Was wurde dokumentiert? Je besser diese Informationen während des Jahres festgehalten wurden, desto leichter fällt die Vorbereitung.
In MANDREO wählen Sie den Berichtszeitraum und die relevanten Unterlagen. Erfasste Kontakte und Termine im Zeitraum, ausgewählte Notizen und aktuelle Stammdaten werden dabei mit berücksichtigt. Die KI wertet diese Quellen aus und unterstützt Sie bei einem Berichtsentwurf.
In der Prüfansicht können Sie die zugeordneten Quellen je Abschnitt nachvollziehen. Anschließend lässt sich der Entwurf im Schreibbüro bearbeiten. Sie ergänzen Ihre Einschätzung, korrigieren unpassende Formulierungen und prüfen, ob die Entwicklung der betreuten Person zutreffend beschrieben ist.
Gute Dokumentation bleibt die Grundlage. Was in den ausgewählten Angaben fehlt, kann die KI nicht zuverlässig ergänzen. Der Entwurf hilft beim Zusammenführen und Formulieren; die fachliche Beurteilung kommt von Ihnen.
Wichtige Angaben mit ihrer Fundstelle prüfen
In einem mehrseitigen Bescheid oder Entlassbrief können wichtige Angaben über mehrere Seiten verteilt sein. MANDREO unterstützt Sie dabei, solche Informationen aus geeigneten Dokumenten herauszuarbeiten.
Bei der Dokumentauswertung werden einzelne Angaben zusammen mit ihren Fundstellen angezeigt. Sie vergleichen sie mit dem Original und wählen aus, welche Ergebnisse übernommen werden sollen. Die Übernahme erfolgt nach Ihrer Bestätigung.
Texterkennung und KI erfüllen dabei unterschiedliche Aufgaben: OCR macht gedruckten Text aus einem Scan lesbar. Die KI kann anschließend bei der inhaltlichen Auswertung unterstützen. Eine schlecht lesbare Vorlage oder ein fehlender Abschnitt kann das Ergebnis begrenzen.
Die Auswertung ersetzt keine medizinische oder rechtliche Bewertung. Sie hilft Ihnen, belegte Angaben zu finden und für die weitere Arbeit zu prüfen.
Was Sie bei jedem Entwurf kontrollieren
Ein flüssig formulierter Text kann trotzdem einen Fehler enthalten. Gerade in der rechtlichen Betreuung zählt, dass der Inhalt zum konkreten Vorgang und zur betreuten Person passt.
- Richtige Zuordnung: Stimmen betreute Person, Empfänger und Aktenzeichen?
- Belegte Angaben: Sind Namen, Daten und Beträge in den Unterlagen nachweisbar?
- Passendes Anliegen: Sagt der Text das, was Sie mitteilen oder erreichen möchten?
- Vollständige Unterlagen: Sind die erwähnten Anlagen tatsächlich vorhanden?
Bei Fragen zum Umgang mit Daten finden Sie weitere Informationen auf unserer Seite Datenschutz und Sicherheit. Hosting der Anwendung und die Verarbeitung durch einen KI-Dienst sind unterschiedliche Teile des Ablaufs.
KI in der Betreuersoftware – kurz erklärt
Brauche ich Erfahrung mit KI?
Für einen Schreibentwurf können Sie Ihr Anliegen in normaler Sprache beschreiben. Hilfreich sind ein klares Ziel, die richtigen Unterlagen und Angaben zum gewünschten Ton. Sie müssen dafür keinen Programmcode schreiben.
Greift die KI automatisch auf meine gesamte Akte zu?
Nein. Der verwendete Zusammenhang hängt von der Funktion ab. Beim Schreiben sind das der Auftrag, ausgewählte Textquellen und aufgabenbezogene Aktenangaben. Für den Jahresbericht wählen Sie Unterlagen und Notizen aus. Erfasste Kontakte und Termine im Zeitraum sowie aktuelle Stammdaten werden mit berücksichtigt.
Kann ich die vorgeschlagenen Texte ändern?
Ja. Schreib- und Berichtsentwürfe sind Ausgangspunkte für Ihre Bearbeitung. Sie können sie ergänzen, kürzen, überarbeiten oder verwerfen.
Ist KI im kostenlosen Test enthalten?
Ja. Ihr Testbüro enthält KI und Bankanbindung und steht Ihnen ab Bereitstellung 14 Tage kostenlos zur Verfügung. eBO wird separat verbindlich gebucht. Eine automatische kostenpflichtige Verlängerung gibt es nicht.
Wie viel leichter wird Ihr nächstes Schreiben?
Finden Sie es mit einem typischen Vorgang heraus. Lernen Sie MANDREO als Betreuersoftware für rechtliche Betreuer kennen – mit Akten, Dokumenten und KI-Schreibunterstützung in einer Anwendung.
MANDREO 14 Tage kostenlos testenAb Bereitstellung · KI und Bankanbindung enthalten · eBO separat buchbar · keine automatische kostenpflichtige Verlängerung
Sie möchten vorher einen Ablauf besprechen? Stellen Sie uns Ihre Frage.