Aus zehn Jahren Erfahrung.
Für unseren Alltag.
Von rechtlichen Betreuern für rechtliche Betreuer entwickelt. Hinter diesem Satz steht bei MANDREO unsere eigene tägliche Arbeit. Wir führen Betreuungsakten, bearbeiten Post, kümmern uns um finanzielle Angelegenheiten und stehen im Austausch mit Gerichten, Behörden und Einrichtungen. Dabei merken wir sehr schnell, ob uns eine Software Arbeit abnimmt oder zusätzliche Zeit kostet.
Genau zehn Jahre haben wir dafür Butler 21 Services von der prosozial GmbH genutzt, sowohl als Einplatzanwendung als auch mit einem Betreuer und einem Mitarbeiter. Mit der Zeit wurde für uns der Wunsch nach einer anderen Arbeitsweise immer größer. Aus diesem Wunsch entstand MANDREO.
Dieser Beitrag beschreibt unsere persönlichen Erfahrungen mit Butler 21 in unserem Büro und unsere Beweggründe für die Entwicklung. Er ist kein allgemeiner Leistungstest und keine aktuelle Preisübersicht des Anbieters. Andere Büros können andere Erfahrungen gemacht haben.
Zwei Programme. Unser Arbeitsalltag.
Wenn aus kleinen Wartezeiten ein tägliches Ärgernis wird
Bei unserer Nutzung empfanden wir Butler 21 im Laufe der Zeit als zunehmend träge. Nach unserer Erfahrung betrafen die Wartezeiten praktisch alle Arbeitsbereiche. Auch an unserem Arbeitsplatz mit Glasfaseranschluss erlebten wir diese Verzögerungen. Der Anschluss allein klärt jedoch nicht die technische Ursache. Besonders störend waren Situationen, in denen nach einem Klick zunächst gewartet werden musste, bevor wir weiterarbeiten konnten.
Wer sich versehentlich verklickt, möchte normalerweise sofort zurückgehen und die richtige Funktion öffnen. Bei uns bedeutete ein solcher Fehlklick mitunter erst einmal Stillstand: warten, bis die Anwendung wieder auf Eingaben reagiert, und dann den nächsten Versuch starten.
Ein einzelner solcher Moment klingt vielleicht unbedeutend. Im Büroalltag mit vielen Akten, Telefonaten und Unterbrechungen summiert sich diese Reibung aber. Man wird aus einem Gedanken herausgerissen und muss anschließend wieder ansetzen.
Wir haben dazu keine systematische Zeitmessung oder technische Ursachenanalyse durchgeführt. Deshalb behaupten wir nicht, dass jeder Arbeitsplatz mit Butler 21 gleich reagiert. Entscheidend für uns war, wie sich die Arbeit in unserem eigenen Büro tatsächlich anfühlte.
Laufende Kosten und zusätzliche Hilfe
Auch die Kosten gehörten zu unseren Überlegungen. Ein konkretes Beispiel ist unsere Rechnung für Juli 2026. Für zwei Nutzer und die darin aufgeführten Zusatzleistungen wurden 257,90 Euro netto beziehungsweise 306,90 Euro einschließlich 19 Prozent Umsatzsteuer berechnet.
Die monatlichen Nettokosten setzten sich auf dieser Rechnung so zusammen:
| Leistung | Monatlicher Betrag netto |
|---|---|
| Butler 21 Services für zwei Nutzer | 126,00 Euro |
| Technik und Rechenzentrumszugang für zwei Nutzer | 99,80 Euro |
| Ein eBO-Postfach einschließlich eines Nutzers | 19,90 Euro |
| Faxnummer und Faxdienst für zwei Nutzer | 10,00 Euro |
| DMS-Speichernutzung, 11 GB | 2,20 Euro |
| Gesamt | 257,90 Euro |
Das ist ein belegtes Beispiel unserer damaligen Ausstattung. Es ist weder eine aktuelle Preisliste noch die Behauptung, dass damit sämtliche verfügbaren Funktionen enthalten waren.
Auch zusätzliche Unterstützung lässt sich anhand einer Rechnung konkret zeigen: Im August 2026 betrug unsere Gesamtrechnung 333,08 Euro brutto. Neben den monatlichen Nutzungskosten wurden 22,00 Euro netto für eine halbe Servicestunde zur Programmbedienung berechnet. Der ausgewiesene Stundensatz betrug 44,00 Euro netto; abgerechnet wurde laut Rechnungsposition je angefangene 15 Minuten.
Diese Rechnung belegt eine tatsächlich berechnete Serviceleistung. Sie bedeutet nicht, dass jede Frage oder jede Form der Unterstützung kostenpflichtig ist. Für unsere Bewertung zählten jedoch sowohl die laufenden Gebühren als auch solche zusätzlichen Kosten.
Für uns stellte sich damit zunehmend eine praktische Frage: Passen der gesamte Aufwand aus laufenden Kosten, zusätzlicher Unterstützung und täglicher Bedienung noch zu dem, was wir für unsere Arbeit brauchen?
Butler 21 von prosozial: Schulung und zusätzlicher Aufwand
Zu unseren Erfahrungen mit Butler 21 gehört auch die Einarbeitung. Aus unserer Sicht war eine Schulung notwendig, um die Bedienung und die Arbeitsabläufe zu verstehen und das Programm im Büroalltag sinnvoll nutzen zu können. Einfach öffnen und ohne Einführung losarbeiten war für uns keine realistische Erwartung.
prosozial bietet dafür unter anderem Grundlagenschulungen zu Butler 21 an. Unsere Einschätzung beschreibt unseren eigenen Schulungsbedarf und ist keine Aussage über eine allgemeine Schulungspflicht für sämtliche Nutzer.
Bei der Kostenbetrachtung zählt deshalb für uns mehr als der monatliche Softwarepreis. Für Einarbeitung und Schulung muss Arbeitszeit eingeplant werden. Je nach gebuchtem Angebot können zusätzlich Schulungsgebühren sowie Reise- und Übernachtungskosten entstehen. Ob eine Einführung enthalten ist oder gesondert berechnet wird, sollte vor Vertragsabschluss geklärt werden.
Die oben aufgeführte Rechnung zeigt außerdem, dass uns Unterstützung bei der Programmbedienung separat berechnet wurde. Diese Servicestunde ist von einer Grundlagenschulung zu unterscheiden. Für unsere Entscheidung war der gesamte Aufwand aus Nutzung, Einarbeitung und zusätzlicher Hilfe ausschlaggebend.
Zum Schulungsangebot des Herstellers: Seminare der prosozial GmbH. Hier nennen wir keine pauschalen aktuellen Schulungspreise.
Was wir uns von unserer Betreuersoftware wünschen
Unsere Anforderungen ergeben sich aus konkreten Situationen. Wenn eine Betreuungsakte bereits geöffnet ist, möchten wir die betreute Person beim nächsten Arbeitsschritt nicht erneut auswählen müssen. Wenn wir eine Einrichtung suchen, möchten wir passende Einträge direkt beim Tippen finden. Und wenn ein Besuch begonnen wurde, soll die Erfassung erhalten bleiben, auch wenn wir auf dem Handy zwischendurch etwas anderes nachsehen.
Ebenso wichtig ist eine klare Darstellung. Adresse, Termine, finanzielle Angaben und offene Aufgaben müssen dort zu finden sein, wo wir sie erwarten. Auch auf einem kleinen Bildschirm müssen die wichtigen Funktionen verständlich und gut erreichbar bleiben.
Das sind die Maßstäbe, an denen wir MANDREO entwickeln und überprüfen: weniger unnötige Eingaben, nachvollziehbare Abläufe und eine Oberfläche, die zur tatsächlichen Arbeit passt.
Warum wir MANDREO selbst entwickeln
An MANDREO sind mehrere rechtliche Betreuer beteiligt. Wir bringen unterschiedliche Erfahrungen mit, teilen aber dieselbe Perspektive: Die Software muss sich im täglichen Einsatz bewähren.
Die Entwicklung entsteht deshalb aus konkreten Rückmeldungen. Ein fehlender Arbeitsschritt, ein unverständlicher Hinweis oder ein unübersichtlicher Dialog wird unmittelbar sichtbar, wenn man selbst mit den Akten arbeitet. Solche Beobachtungen fließen in die Weiterentwicklung ein.
Dazu gehört für uns auch Offenheit: MANDREO befindet sich im Aufbau und wird fortlaufend verbessert. Nicht jede gewünschte Funktion ist bereits fertig, und eine neue Funktion muss sich erst in der Praxis bewähren. Wir wollen unsere Fortschritte an dieser Arbeit messen und keine unbelegten Geschwindigkeits- oder Überlegenheitsversprechen abgeben.
Unser Anspruch für die tägliche Betreuungsarbeit
Unsere Erfahrungen mit Butler 21 haben dazu beigetragen, dass wir unsere Anforderungen an Betreuersoftware genauer formuliert haben. Daraus ist der Entschluss gewachsen, mit MANDREO eine eigene Lösung zu entwickeln.
Wir möchten unsere Zeit für die Menschen und ihre Angelegenheiten einsetzen können. Eine Software soll uns dabei unterstützen, den Überblick zu behalten und die notwendigen Schritte zuverlässig zu erledigen.
MANDREO wird von rechtlichen Betreuern für rechtliche Betreuer entwickelt, weil wir aus eigener Erfahrung wissen, worauf es in der täglichen Arbeit ankommt.